Ingå kommun upprätthåller flera register som behövs för produktionen av tjänster inom olika sektorer. Registren innehåller personuppgifter som namn, personnummer, postadress, telefonnummer och elektroniska adresser.
Innehåll
Varje register innehåller endast de uppgifter som är nödvändiga för just den tjänsten och som kunden har gett oss tillåtelse att använda. Varje register har en ansvarsperson och endast de av Ingå kommun anställda personer som använder registret i sitt arbete har åtkomst till det. Ingå kommun har tydliga instruktioner för hur uppgifterna får användas för att förhindra missbruk. Registren är separata och som kund behöver man aldrig vara orolig för att uppgifterna används till andra ändamål än de som har kommit överens om på förhand.
Granskningsrätt
Alla kunder har rätt att utan kostnad återkalla samtycke, begära rättelse/radering av eventuellt felaktiga uppgifter eller begära ett registerutdrag. Begäran om registerutdrag görs med denna blankett.
Behandling av personuppgifter
Uppgifterna används för information mellan kommunen och kunden samt för produktion av tjänster. Personuppgifter lämnas aldrig ut till kommersiella aktörer om så inte har överenskommits på ett tydligt sätt tillsammans med kunden på förhand. Personuppgifter lämnas ut till övriga myndigheter endast där så krävs med stöd av lag eller myndighetsbeslut.
Kommunen har huvudansvar
Vissa av Ingå kommuns register är baserade hos utomstående leverantörer som kommunens köper tjänster av, exempelvis inom ekonomiförvaltning, småbarnspedagogik och utbildning. Ingå kommun är ändå huvudansvarig för de här registren och kommunen har separata avtal med varje leverantör som förhindrar att de använder registren till andra syften än de som kommunen och kunden har kommit överens om. Om information analyseras och grupperas som underlag för statistik sker det utan att uppgifterna kan kopplas till en specifik person.
Ingen profilering
Ingå kommun utför ingen profilering av kunder på basis av personuppgifter.
Lagring
Personuppgifterna sparas under den tid man har en pågående kundrelation, eller i enlighet med lämnat samtycke. Samtycket är i regel giltigt till dess att kunden själv säger upp det och upphör inte om tjänsten inte nyttjas. Inom exempelvis småbarnspedagogik, bildning eller seniorservice raderas däremot uppgifterna när den pågående kundrelationen avslutas.
Vi informerar aktivt
Om det förekommer ett intrång i något av våra register informerar vi Finlands dataskyddsombudsman inom 72 timmar. Vi informerar också användare via kommunens webbplats www.inga.fi.