Inkoon kunta ylläpitää useita eri sektoreiden palveluntuotantoon tarvittavia rekistereitä. Rekisterit sisältävät henkilötietoja, kuten nimi, henkilötunnus, postiosoite, puhelinnumero ja sähköinen osoite.
Tietosisältö
Kukin rekisteri sisältää vain palvelulle tarpeelliset tiedot, joiden käytölle asiakas on antanut suostumuksensa. Kullakin rekisterillä on vastuuhenkilö, ja rekisteri on vain sitä työssään tarvitsevien Inkoon kunnan työntekijöiden käytettävissä. Inkoon kunnalla on selvä ohje tietojen käytöstä väärinkäytön estämiseksi.
Rekisterit ovat erillisiä, eikä asiakkaan tarvitse olla huolissaan siitä, että tietoja käytettäisiin muuhun kuin ennalta sovittuun tarkoitukseen.
Tarkastusoikeus
Kaikilla asiakkailla on oikeus maksutta perua suostumus ja pyytää mahdollisesti virheellisten tietojen oikaisua tai tietojen poistamista. Asiakas voi myös pyytää maksuttoman rekisteriotteen. Pyyntö tehdään tällä lomakkeella.
Henkilötietojen käsittely
Tietoja käytetään kunnan ja asiakkaan väliseen informaation ja palvelujen tuottamiseen. Henkilötietoja ei koskaan luovuteta kaupallisille toimijoille, ellei siitä ole selvästi sovittu asiakkaan kanssa ennalta. Henkilötietoja luovutetaan muille viranomaisille vain lain tai viranomaispäätösten niin edellyttäessä.
Kunnalla on päävastuu
Tiettyjä Inkoon kunnan rekistereitä hallinnoivat ulkopuoliset toimittajat, joilta kunta ostaa palveluja. Tämä koskee esimerkiksi taloushallintoa, varhaiskasvatusta ja opetusta. Inkoon kunnalla on kuitenkin päävastuu näistä rekistereistä, ja kunnalla on kunkin toimittajan kanssa erillinen sopimus, joka estää käyttämästä rekisteriä muuhun kuin mistä kunta ja asiakas ovat sopineet. Jos informaatiota analysoidaan ja ryhmitellään tilastointia varten, se tehdään ilman että tietoja voi yhdistää tiettyyn henkilöön.
Ei profilointia
Inkoon kunta ei profiloi asiakkaita henkilötietojen pohjalta.
Säilytys
Henkilötiedot säilytetään asiakassuhteen ajan, tai suostumuksen mukaisesti. Suostumus on pääsääntöisesti voimassa, kunnes asiakas itse irtisanoo sen, eikä pääty, jos palvelua ei käytetä. Esimerkiksi varhaiskasvatuksen, opetustoimen tai senioripalvelujen tiedot poistetaan asiakassuhteen päätyttyä.
Tiedotamme aktiivisesti
Jos johonkin kunnan rekisteriin tunkeudutaan, ilmoitamme siitä Suomen tietosuoja-asiamiehelle 72 tunnin kuluessa. Tiedotamme asiakkaillemme myös kunnan kotisivulla osoitteessa www.inkoo.fi/ajankohtaista.